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COMMENT FAIT-ON POUR...ÉCRIRE À UNE AUTORITÉ ?

Le français est une langue singulièrement alambiquée, aussi riche d'expressions que de subtilités. La diversité des correspondances éditées par les maires requiert d'en maîtriser les usages officiels.


Lorsqu'il s'agit de s'adresser à une autorité, qu'elle soit administrative, politique, religieuse ou militaire, l'hésitation le dispute souvent à l'embarras. Déférente, neutre, sèche, aimable ou bienveillante, la teneur des courriers que l'on souhaite leur adresser détermine souvent la composition des formules les mieux adaptées. Mais, par souci d'exemplarité, ce sont avant tout les règles protocolaires que les maires se doivent de maîtriser dans leur abondante correspondance.
 

1. Respecter les titres, fonctions et grades

Premier point essentiel, le respect des titres, fonctions ou grades nécessite la plus grande vigilance. Ces formules dites «d'appel» sont fondamentales car elles conditionnent l'ensemble de l'écrit et doivent être reprises à l'identique au sein du courrier. Ainsi, l'emploi d'un adjectif qualificatif en ouverture, tel que « Cher », doit être replacé partout où il sera associé au titre ou à la fonction. D'autre part, si vous ne connaissez pas le sexe de votre interlocuteur, inscrivez «Madame, Monsieur» (et non l'inverse). Attention aussi à l'abréviation des genres : Monsieur prend toujours un point, «M.», alors que, pour Madame, l'usage impose l'abréviation «Mme», sans point. Encore trop souvent présent mais évidemment à proscrire «Mr», c'est-à-dire «Mister», sauf si l'on s'adresse à un britannique. Par souci de fluidité du texte, les majuscules des noms communs, présentes dans la formule d'appel et de politesse («Monsieur le Maire»), ne doivent plus apparaître dans le corps du courrier («monsieur le maire»). Cependant, même si cela représente une erreur de syntaxe, la convenance est assez souple et, pour les plus hautes autorités, les majuscules sont admises comme marques de considération («Recteur», «Préfet», «Président»). En revanche, le terme caractérisant une charge civile prend toujours une majuscule: «le ministre de la Culture», «le garde des Sceaux». D'autres spécificités existent et ne tolèrent pas, quant à elles, l'emploi des minuscules. Par exemple, dans « Premier ministre », l'adjectif prend toujours une majuscule marquant ainsi l'exclusivité de la fonction. Dans le même ordre d'idée, si un organisme est unique en son genre, il prend invariablement une majuscule (Bibliothèque nationale, Conseil d'État). Certains titres honorifiques s'écrivent en outre toujours avec la majuscule, comme «sa Majesté», «son Éminence» ou «son Altesse».

Spécificités militaires
Le protocole militaire est particulièrement opaque pour les civils. Certaines règles simples peuvent cependant éviter de froisser les sensibilités. Ainsi, le «Mon», dont l'usage est réservé aux militaires, n'est en aucun cas un adjectif possessif mais la contraction de Monsieur le Général. Un civil se contentera d'un simple «Général» (ou «Générale»). Par ailleurs, seule la femme du maréchal, participant à la dignité de son mari, a droit à une appellation spécifique «Mme la maréchale X», les autres épouses d'officiers sont nommées simplement «Mme X».
 

2. Soigner les formules de politesse

Que l'on évoque la formule de conclusion, l'expression de courtoisie ou la formule de salutation, leur construction se base sur les mêmes principes. Les quatre éléments principaux qui les composent, à savoir la tête de phrase, la partie verbale, la formule d'appel et la formule finale sont indissociables les uns des autres et sont révélateurs de la déférence que l'on marque à son interlocuteur. Ainsi la tête de phrase est généralement plutôt conviviale («En vous remerciant de…»). Elle peut être avantageusement remplacée par une phrase de conclusion avant la formule de politesse. La partie verbale est une combinaison de deux verbes : «Veuillez» ou «Je vous prie de», suivi de «agréer», «croire», «recevoir», «accepter». Si l'on invoque des «sentiments», attention de bien employer le verbe «agréer». S'il s'agit de «salutations», vous avez le choix entre les verbes «agréer» ou «recevoir». Venant ensuite, la formule d'appel désigne l'interlocuteur et doit être strictement identique à son homologue de début de courrier : «Monsieur», «Chère Madame», «Maître»… Enfin, la formule finale est plus ou moins conviviale selon l'effet souhaité. Ainsi, si le terme «l'expression» est omis, la formule de politesse s'avérera moins déférente, et même particulièrement irritée si elle se fait trop directe («Je vous adresse, Monsieur, mes salutations distinguées»). On doit choisir la bonne formule en fonction de la personne à qui l'on s'adresse, mais aussi en fonction des codes que la pratique impose. Par exemple, en règle générale, seul un supérieur parle de «considération distinguée» et, dans une position subordonnée, on optera plutôt pour ses «salutations respectueuses», voire son «profond respect». Reste qu'il est aussi d'usage d'employer le terme de «considération» pour les très hautes autorités : Chef d'État, de gouvernement, évêque, maréchal ou général.
 

3. Employer le féminin à bon escient

À la différence des noms de métiers, dont le féminin s'impose naturellement dans l'usage, la féminisation généralisée des noms de titres, grades et fonctions officielles est à utiliser avec précaution. L'Académie française, référence en la matière, explique «qu'en ce qui concerne les titres, les grades et les fonctions, au nom de la neutralité institutionnelle et juridique qui leur est attachée, il est recommandé d'éviter, dans tous les cas non consacrés par l'usage, les termes du genre dit ”féminin” et de préférer les dénominations de genre non marqué».
« Madame le maire », « Madame le juge » ou encore «Madame le ministre» devraient donc être consacrés. Cependant, les usages évoluent rapidement et l'expression «Madame la maire», de plus en plus répandue, tend à devenir la référence. On peut ainsi en toute légitimité écrire aussi bien «Madame l'adjoint au maire» que «Madame l'adjointe au maire», «Madame le conseiller départemental» que «Madame la conseillère départementale». Il est néanmoins pertinent de relever si possible les usages pratiqués par la destinataire afin d'adapter furtivement ses accords grammaticaux en fonction de la pratique qu'elle privilégie.
 

4. Connaître les erreurs à éviter

Si l'on a souvent tendance, par facilité, à utiliser ses propres formules coutumières en matière de savoir-vivre rédactionnel, les contresens et emplois hasardeux restent encore très nombreux. Attention ainsi à ne pas prier de «croire en» (mon meilleur souvenir, par exemple), car c'est un acte de foi, mais plutôt de «croire à». Dans le même ordre d'idée, la forme «expression de mes salutations distinguées» est incorrecte: on ne peut
transmettre que l'expression d'un sentiment, d'une attitude (respect, hommage, etc.). On peut seulement dire «agréer mes salutations» ou «l'expression de mes sentiments». Il convient de veiller également à la concordance des sujets entre la tête de phrase et le sujet de la phrase : «En vous remerciant de votre obligeance, je vous prie d'agréer…» et non pas «En vous remerciant de votre obligeance, veuillez agréer… » qui est incorrect. Attention aussi au non-sens comme, par exemple, avec «Dans l'attente de votre réponse, veuillez recevoir, Madame, mes sincères salutations» car la personne qui reçoit les salutations n'est pas celle qui attend la réponse. Autrement dit «Dans l'attente de votre réponse» fait référence à la personne qui écrit cette phrase, et le sujet est donc «je». Ici, «veuillez recevoir» ne fait pas référence au bon sujet : ce type de phrase est grammaticalement incorrecte. Il convient d'écrire «Dans l'attente de votre réponse, je vous prie de recevoir, Madame, mes sincères salutations» car c'est le même sujet (je) qui attend et qui prie de recevoir. Enfin, une évidence que l'on a tendance à oublier, un homme ou une femme n'adressent jamais leurs «sentiments» à un interlocuteur de sexe opposé, car cela peut être interprété comme une tentative de séduction…

Adjoint au maire ou maire adjoint ?
En l'absence de disposition légale, la tradition veut que le terme de «maire adjoint» – ou d'ailleurs «maire-adjoint» (avec tiret) – soit réservé au
Premier adjoint alors que celui d' «adjoint au maire» désigne les autres adjoints.

 

5. Maîtriser les correspondances électroniques

Moins formel que le courrier postal, le courrier électronique est soumis à des règles de politesse plus souples, adaptées à son format plus concis. Le simple « Bonjour » suivi du titre et du nom du destinataire est largement toléré. Les formules de conclusion, inspirées de celles des lettres traditionnelles, sont néanmoins réduites à leur plus simple expression, à savoir un adjectif et un mot : «Sincères salutations», «Salutations respectueuses». Si le message comprend une pièce jointe, il faut veiller à utiliser une formule comme «En vous souhaitant bonne réception» ou
simplement «Bonne réception». Par ailleurs, depuis le 20 juin 2003, les documents officiels rédigés en langue française désignent un message électronique par le terme de «courriel», l'équivalent étranger étant «e-mail». Quant à l'adresse de messagerie électronique, elle s'intitule «Mél» et doit figurer sur la carte de visite juste avant l'adresse au même titre que «Tél.» apparaît devant le numéro de téléphone.

Guillaume Fabre
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Juillet - Août 2017
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